|
Các phương pháp lấy ý kiến khảo sát thông qua mạng internet hoặc các hệ thống cho phép trao đổi bằng thư điện tử Hiện nay, có nhiều công việc khảo sát lấy ý kiến đòi hỏi phải gửi rất nhiều mẫu phiếu lấy ý kiến đến khách hàng sau đó tổng hợp các phiếu đã được khách hàng điền vào một cơ sở dữ liệu nào đó và tiến hành phân tích.
Có 2 cách chủ yếu sau đây được dùng cho trường hợp có rất đông khách hàng tham gia trả lời câu hỏi khảo sát: + Dùng giao diện web: Người tổ chức khảo sát sẽ thiết kế mẫu câu hỏi khảo sát bằng công cụ thiết kế web và đăng lên một trang nào đó tại trang chủ của hệ thống. Phương pháp này đặc biệt tiện lợi cho cả người dùng lẫn người thiết kế trang web vì cách tổ chức khá đơn giản. Người dùng chỉ cần truy nhập vào trang web, đến trang chứa câu hỏi khảo sát, điền vào các thông số cần thiết và bấm nút gửi. Toàn bộ thông tin khảo sát sẽ được trang web cập nhật vào một khu vực dữ liệu nào đó trên trang web và rất tiện dụng cho khảo sát về sau. Mặc dù hạn chế là rất nhỏ song trong một số trường hợp, tại một số đơn vị, người dùng bị cấp sử dụng chức năng truy cập web, chỉ có thể truy cập Email thì phương pháp này lại gặp phải một số khó khăn. + Dung công cụ Email: Người tổ chức khảo sát sẽ thiết kế một mẫu phiếu hỏi bằng các công cụ khác nhau như phần mềm MS Word, Adobe Pdf … sau đó gửi Email đến khách hàng và tổ chức thu thập kết quả qua một địa chỉ Email nhất định. Tuy phương pháp này có hạn chế hơn nhiều so với phương pháp nói trên song lại có thể giúp đưa phiếu đến nhiều người dùng hơn cũng như có thể giúp cho câu trả lời sinh động hoặc sát với yêu cầu của người thiết kế khảo sát. Lý do khá đơn giản: khá nhiều người chỉ có thói quen sử dụng thư điện tử, đối khi họ chỉ truy cập để nhận thư hoặc có nhiều người không muốn có quá nhiều thời gian trên mạng … Trong bài này, tôi xin giới thiệu về một phương pháp đơn giản giúp cho các nhà tổ chức khảo sát có thể tiến hành gửi và thu thập kết quả phỏng vấn một cách đơn giản thông qua công cụ là thư điện tử. Chuẩn bị mẫu phiếu phỏng vấn Trước tiên bạn cần chuẩn bị mẫu phiếu phỏng vấn bằng phần mềm quen dùng đó là MS Word. Bạn mở một tài liệu mới, bật thanh công cụ Form bằng cách nhấn phải chuột trên nhóm các thanh công cụ và chọn Form. Bạn hãy thiết kế định dạng tài liệu cho phiếu của bạn trước đã nhé, làm cho nó trở nên thật bắt mắt trước khi sử dụng các công cụ nâng cao để thiết kế các hộp chọn (Combo box) hay các trường (Textbox) cũng như các nút bấm Checkbox . Để có thể sử dụng các công cụ nâng cao khác như Radio button, nút bấm, Combobox có dạng thiết kế đẹp, bạn cần sử dụng đến thanh công cụ Control Toolbox, tuy nhiên việc này đòi hỏi một chút kỹ năng liên quan đến lập trình và tôi sẽ trình bày trong một bài viết khác. Nói chung, hãy tạm dừng lại ở cách tiếp cận này đã nhé… Bây giờ, tại các vị trí câu hỏi ví dụ: Tại sao bạn lại muốn trả lời phóng vấn của hãng BBC chẳng hạn, hãy chèn vào một trường Textbox bằng cách nhấn vào biểu tượng. Hãy di chuột lên phía trên biểu tượng và nhấn Properties, Hộp thoại Chúng ta cần chú ý đến những nội dung sau của hộp thoại Text Form Field Options: Type: Tại đây chúng ta có thể chọn kiểu dữ liệu cần thiết cho trường dữ liệu kiểu textbox. Chúng ta có thể chọn các định dạng khác nhau tùy theo nội dung yêu cầu, ví dụ ngày tháng, số, chữ thông thường. Default text: Đoạn văn bản mặc định để hiển thị tại trường textbox. Maximum length: Chiều dài tối đa, mặc định là không giới hạn. Nếu để hạn chế người dùng và chỉ cho phép cập nhật một số ký tự nhất định, hãy thiết lập thuộc tính này nhé. Text format: Định dạng đoạn văn bản sẽ được nhập vào. Bạn có thể thiết lập các định dạng khác nhau tùy theo cách nào bạn thấy hợp lý. Về phần này, bạn có thể tham khảo thêm về định dạng ký tự trong phần Format Cell của Excel nhé. Ngoài ra, còn có một số thuộc thính khác liên quan đến tính năng kích hoạt Macro của word như Entry, Exit (kích hoạt khi điều khiển được lựa chọn hoặc không được lựa chọn). Tuy nhiên, cần chú ý nhất đến thuộc tính Bookmark. Tại đây ta thấy có đoạn văn bản mặc định hiển thị là Text1 .. hoặc text2 tùy theo số lượng trường trong văn bản của bạn. Đây chính là thuộc tính để phân biệt các trường khác nhau của Word, vì thế để giúp cho quá trình thu thập dữ liệu thuận lợi, bạn hãy đặt tên cho điều khiển bằng cách chọn cho nó một chuỗi có nghĩa phù hợp. Ví dụ txtCustomerName, txtCode … Trong đó txt để biểu thị đó là điều khiển textbox. Có thêm hai thuộc tính khác nữa đó là: Fill in Enabled và Calculate on Exit, do ta không cần đến việc tính toán nâng cao nên bạn cứ để chúng mặc định. Nút bấm Add Help Text giúp bạn gõ vào những dòng hướng dẫn người nhập liệu biết là mình cần phải làm gì với thông tin này … Với các điều khiển khác cũng như vậy, hình bên là các hộp thuộc tính của đối tượng hộp kiểm (Check box) và hộp kéo xuống (combo box). Một số lưu ý: + Đặt tên đối tượng cho phù hợp với việc thu thập sau này, tên đối tượng nên giống với tên trường, chẳng hạn txtCustomerName, cbGender. Nên gắn tên đối tượng là loại đối tượng và tên ở sau cho dễ xác định kiểu dữ liệu đầu vào. + Chọn dữ liệu đầu vào cho phù hợp, việc này giúp ta sử dụng được tính năng kiểm soát dữ liệu đầu vào của word. + Đưa các thông tin hướng dẫn. Khóa form mẫu Sau khi chúng ta đã hoàn thành việc thiết kế form mẫu. Cần phải khóa, không cho người dùng sửa chữa form này. Để làm điều này bạn có thể khóa bằng tính năng đặt mật khẩu hoặc chỉ cần chế độ khóa thông thường. Bạn nhấn Tools, chọn Protect Document. Trong các phiên bản office trước 2002 (XP), bạn làm như vậy là có thể dẫn đến ngay được hộp thoại khóa form, tuy nhiên, trong các phiên bản sau, chúng ta cần phải đi qua một số bước nhất định. Việc này được thiết kế ra để giản tiện hóa hộp thoại sau này. Trong trường hợp Office là 2003. + Chúng ta chỉ cần chọn hộp kiểm ứng với các phần như: Limit formatting to a selection of styles (khóa chọn một số kiểu định dạng) ứng với phần 1. Formatting restriction (hạn chế tương tác với đối tượng định dạng). + Ứng với phần Editing restriction - hạn chế sửa đổi, hãy chọn hộp kiểm (Allow only this type of editing in the document) và cho phép người dùng tương tác với những gì mình cần. Trong trường hợp bài viết này, ta chọn Filling in the forms (cho phép điền vào form). + Ứng với người dùng được phép sửa đồi, hãy chọn Everyone và điều đó được hiểu là ai cũng có thể điền vào form này. + Cuối cùng, nhấn nút Yes Start Enforcing Protection (Vâng, bắt đầu cài đặt bảo vệ) trong phần Start Enforcement (bắt đầu tăng cường bảo vệ), Word đưa ra phần hỏi xem bạn đã chắc chắn sẵn sàng bảo vệ hay chưa? Hoặc bạn có thể tắt, bật chế độ bảo vệ khi cần (Are you ready to apply these settings? – or you can turn them off later). Chọn phần bảo vệ bằng mật khẩu, gõ và nhập lại mật khẩu vào các ô tương ứng. Lưu tài liệu lại và chúng ta đã có một form sẵn sàng để nhập liệu. Sau này mỗi khi bạn cần sửa lại form, bạn lại sử dụng trình đơn Tools và Unprotect document, gõ vào mật khẩu của bạn, sửa xong chúng ta lại kích hoạt chế độ bảo vệ. Thu thập dữ liệu Bước này là một quá trình tách biệt với quá trình thiết kế form ở trên. Để làm bước này chúng ta có nhiều cách: + Mở tài liệu đã được điền và cắt dán lại các nội dung đã được nhập – cách này không phải là cách được đề nghị. + Dùng một thủ tục tự động hóa quá trình trích lọc dữ liệu. Đây là cách được trình bày trong bài này. Tuy nhiên, bạn cần có một chút kinh nghiệm với lập trình VBA. Ở đây tôi xin giới thiệu cách mở và trích lọc dữ liệu từ Excel với điều kiện là các form đã nhập liệu đã được thu thập hết và lưu trữ trong một thư mục riêng. Cách thức tiến hành như sau: Để làm việc này, cách tốt nhất bạn nên tạo ra một thư mục chỉ chứa các form nhập liệu đã được điền, có thể là thư mục con của thư mục làm việc …\Data\. Bạn mở một tài liệu Excel và định dạng các cột, dòng cho phù hợp sau đó cần viết các thủ tục sau: + Lên danh sách toàn bộ các tài liệu. + Mở từng tài liệu và trích lọc dữ liệu cần thiết. + Chuyển dữ liệu sang bảng tính Excel và đóng tài liệu vừa mở. Ví dụ mẫu được đính kèm trong tập tin Excel kèm theo bài viết này . Xin tạm giới thiệu với các bạn sơ sơ như vậy. Nếu các bạn đã hiểu, chúng ta hoàn toàn có thể thu thập dữ liệu và chuyển vào các cơ sở dữ liệu phù hợp cho công tác xử lý của mình. | 
